От учета и управления – к контролю

О зрелости промышленного предприятия с точки зрения корпоративной автоматизации до недавнего времени можно было судить по наличию или отсутствию в нем ERP-системы (Enterprise Resource Planning) Но сегодня внимание компаний все чаще фокусируется на Enterprise Content Management, способных работать с неструктурированными данными. В информатизации промышленных холдингов наступил переломный момент, когда важными становятся не только вопросы стандартизации и учета, но и контроль эффективности и прозрачности применения значимых для бизнеса сведений.

В отличие от своих предшественников, используемых для планирования исключительно ресурсов производства, Enterprise Resources Planning занимаются планированием всех ресурсов предприятия, поддерживая средства поддержки принятия решений, управление финансами и персоналом и т.п.

Однако функционал ERP, нацеленный на выполнение четко формализованных процедур, высокую скорость одновременного создания документов и справочной информации сотнями пользователей, не распространяется на неструктурированные сведения. Между тем количество неструктурированной информации в организациях составляет примерно 3/4 от всего объема данных. Именно информация сегодня приобретает ключевое значение в вопросах не только управления предприятием, но и контроля над его деятельностью.

Промышленными холдингами сегодня оказываются востребованы решения, которые в состоянии существенно дополнить Enterprise Resource Planning, поскольку действие систем этого класса, как уже было отмечено, не затрагивает слабоструктурированной и неструктурированной информации.

Фокус внимания бизнеса смещается в сторону систем ECM – Enterprise Content Management. Они помогают получать, консолидировать и анализировать информацию из различных филиалов и подразделений. Речь идет, в частности, об оперативном управлении и контроле над финансами в условиях, когда несколько компаний с различными сферами деятельности объединены под общим управлением.

ОАО «Сибирская угольная энергетическая компания» (ОАО «СУЭК») – крупнейшее в России угольное объединение, входящее в десятку лидеров мирового угольного рынка. Компания представляет собой территориально распределенную структуру, насчитывающую 70 дочерних обществ, расположенных в Красноярском, Приморском и Хабаровском краях, Иркутской, Читинской и Кемеровской областях, в Бурятии и Хакасии. Значительное количество ежедневных отгрузок приводит к соответствующему объему бухгалтерских проводок и первичных бухгалтерских документов. Необходимость периодического формирования ответов на запросы Федеральной налоговой службы при проведении различных проверок привела к тому, что бухгалтерия ОАО «СУЭК» вынуждена была решать проблемы быстрого получения заверенных копий первичных бухгалтерских документов. Также перед холдингом стояла задача, чтобы все территориально удаленные предприятия могли поддерживать общие учетные процессы и вести общий бухгалтерский учет, обеспечивая таким образом финансовую прозрачность. Организация электронного архива для хранения бухгалтерско-финансовой документации позволила повысить эффективность управленческой деятельности благодаря четкой стандартизации учетных процессов в рамках всего объединения, улучшению качества и сокращению сроков подготовки отчетных данных.

Электронный архив финансовых документов холдинга, построенный на базе системы САПЕРИОН, был интегрирован с SAP R/3 и более чем 30 версиями 1C. Развитием системы электронного архива стала централизация всех учетных процессов в общем центре обслуживания (ОЦО). Для всех компаний холдинга унифицированы процессы ввода, хранения и истребования копий документов.

Предприятиям необходимы инструменты, позволяющие четко и в режиме реального времени контролировать все составляющие корпоративного капитала, в том числе такие нефинансовые компоненты, как недвижимое имущество и интеллектуальная собственность. Значительную роль в управлении этими активами играет документационная поддержка, которую не в состоянии обеспечить ERP-системы. Даже если первичная информация из документов содержится в учетных системах, в любой момент может возникнуть необходимость предоставления самого документа – в бумажном или электронном виде. Именно поэтому для организации возможности постоянного учета, контроля и управления документацией на объекты недвижимого имущества в дочерних обществах ОАО «Газпром» было принято решение о создании территориально распределенной системы электронного архива. Проект реализован более чем в 60 дочерних обществах ОАО «Газпром». В результате созданы информационные ресурсы соответствующих фондов документации и организован информационный обмен электронными копиями документов между дочерними обществами и администрацией ОАО «Газпром».

Подобные проекты обладают большим потенциалом развития и интеграции с различными программными продуктами. Enterprise Content Management сегодня не является альтернативой современной информационной системе управления предприятием, но должна стать ее неотъемлемым дополнением.

Анна Кулишевская