ERP-системы: необходимые, но не достаточные

В последние годы на большинстве крупных российских предприятий принимаются решения о внедрении ERP-систем. Преимущества Enterprise Resource Planning System в качестве важнейшего инструмента текущего и оперативного управления деятельностью компании трудно переоценить. Однако, как бы всеобъемлюще ни звучала формулировка «интегрированная система управления», было бы ошибкой считать ERP универсальным механизмом. Он, как правило, нуждается в дополнительных функциональных возможностях, которые в состоянии предоставить системы ECM – Enterprise Content Management.

Из поля деятельности ERP выпадает значительный массив данных, а именно информация слабоструктурированная или не структурированная вовсе.

Речь идет, в частности, о большом количестве бумажных документов, которые необходимы для решения различных задач. Даже если первичная информация из документов содержится в учетных системах, в любой момент может возникнуть необходимость предоставления самого документа – в бумажном или электронном виде.

В передовых отраслях промышленности документы сегодня создаются сразу электронными, однако многие российские компании являются правопреемниками предприятий СССР, и документация, например, имущественного комплекса здесь существует на бумаге.

Крупные предприятия по-прежнему вынуждены обращаться за сведениями к ретрофонду, так как чертежи или альбомы чертежей остались опять же со времен Союза в единственном экземпляре. Чтобы этими экземплярами пользоваться, их необходимо размножить – либо перерисовав, либо сделав электронную копию. О том, насколько важно иметь качественную электронную копию чертежей, красноречиво свидетельствует ситуация, возникшая на Саяно-Шушенской ГЭС. После аварии на гидроэлектростанции в 2009 году под водой оказалась вся ремонтно-эксплуатационная документация предприятия. Для того чтобы начать ремонт, чертежи доставались из воды, сушились и реставрировались, после чего они были оцифрованы.

В любом случае необходимость накопления и хранения знаний обусловлена тем, что всякой компании для выработки стратегии и решения текущих задач требуется иметь доступ к большим объемам документов, использовать их в соответствии с функциональными задачами подразделений.

Предприятия сегодня нуждаются в единой документационной платформе для разных подразделений, которая сможет не только обеспечить защиту, предоставить различные типы доступа, в том числе и территориально удаленным организациям, но и станет основой для объединения систем. Таким образом специалистам будут доступны одни и те же документы вне зависимости от того, в какой учетной системе они находятся. Один из примеров подобной стратегии – успешный проект, реализованный в ОАО «Танеко». Здесь планировалось внедрить небольшой электронный архив для того, чтобы оперативно пользоваться электронными копиями организационно-распорядительной документации, привязанной к учетным данным. Затем на этой же платформе был создан архив для хранения финансовых документов, защищенных специальной системой безопасности. Сегодня в ОАО «Танеко» созданы архивы 17 подразделений. Доступ к документам помимо работников компании имеют также генеральный проектировщик ОАО «ВНИПИнефть», аудиторская компания, а предприятия-смежники получают документы не в бумажном, а в электронном виде.

Для ERP-систем важнейшим требованием является скорость одновременного создания документов и справочной информации сотнями пользователей. Однако это не значит, что эти системы предоставляют существенные возможности поиска, надежности хранения и поддержки объемов хранимой информации. Если в ERP (как и в системе электронного документооборота) появляется большое количество документов, у нее снижается производительность. Попытка загрузить документы в учетную систему, даже если такая возможность разработчиками предоставлена, приводит к нестабильной работе, обрушению системы, потере документов, связей между ними и т.д. Именно поэтому использование ECM выгодно не только функциональным подразделениям, но и IT-службам, которые используют этот инструмент для разгрузки инфраструктуры организации. Например, при пересылке информации в системе документооборота вместо документа можно отправить ссылку на него – и пользователь найдет документ в едином архиве, где тот хранится. Механизм распространяется на трафик не только внутри офисов, но и на удаленные структуры. Кроме того, организация получает единый инструментарий интеграции всех систем и, по сути, создание единого справочника и классификатора по всем документам.

ECM не является альтернативой современной информационной системе управления предприятием, но должна стать ее неотъемлемым дополнением. ERP решают задачи подготовки отчетности, связывания бизнес-процессов и их автоматизации, берут на себя учетные функции и т.д. ECM реализуют документационное обеспечение всей деятельности предприятия за счет создания электронного архива документов, его защиты и предоставления в доступ пользователю, в том числе через системы документооборота и ERP.