Электронные архивы для сбытовых компаний

Обработка этой документации требует существенных человеческих и временных ресурсов и осложняется следующими факторами:
• поток документов чрезвычайно велик и может достигать десятков миллионов документов в месяц;
• документы поступают по различным каналам в подразделения предприятия, которые расположены на всей территории региона;
• многие потребители получают электроэнергию через посредников, которыми являются собственники недвижимости или районные эксплуатирующие организации. Реквизиты этих организаций постоянно меняются так же, как меняются класс и объемы потребления электроэнергии.
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 31 августа 2006 года № 530, в котором утверждены «Правила функционирования розничных рынков электроэнергии в переходный период реформирования электроэнергетики», на уровне розничного рынка электроэнергии создаются конкурентные условия работы. Для снижения собственных издержек, роста эффективности производственной деятельности и повышения качества обслуживания потребителей используется результативный инструмент автоматизации процессов обработки больших потоков бумажных документов, средство создания и надежного хранения электронной корпоративной информации – корпоративный электронный архив сбытовой энергетической компании.
Выгоды от внедрения электронных архивов на предприятиях энергосбыта рассмотрим на примере двух массивов документов.
Электронный архив договоров с потребителями электрической энергии. Для полноценного контроля всех этапов реализации договора, процедур его продления и исполнения недостаточно только учетной информации о договоре, которая содержится в учетных системах и системах управления договорами. Благодаря электронному архиву контроль исполнения договорных обязательств осуществляется на основании фактических документов. Создается единая база электронных копий договоров со всеми потребителями электроэнергии с привязкой соответствующей документации (лицензии, характеристики нагрузки, дополнительные соглашения, планы потребления электрической энергии и т.д.). Система управления электронным информационным ресурсом гарантирует надежное архивное хранение, эффективный поиск и оперативный многопользовательский доступ к электронным копиям документов.
Электронный депозитарий первичной бухгалтерской документации. Кроме существенного сокращения непроизводительных затрат рабочего времени персонала, электронный депозитарий первичной бухгалтерской документации обеспечивает:
• сведение к минимуму возможности вывода о занижении налогов на основании отсутствия первичных документов благодаря оперативному предоставлению проверяющим инстанциям подробной описи (перечня) утраченных документов и возможности их восстановления (на основании образов бумажных документов);
• сведение к минимуму возможности отказа в предоставлении налогового вычета по НДС вследствие отсутствия первичного учетного документа;
• возможность избежать выемки документов и наложения штрафа в соответствии со ст. 126 НК РФ.
Внедрение депозитария позволяет решить задачу быстрой обработки первичной бухгалтерской документации, сэкономить время сотрудников бухгалтерии и финансовых отделов, быстро и эффективно проводить проверки дебиторской/кредиторской задолженности, подготавливать документы для проверок в налоговых органах.
В состав корпоративного электронного архива могут также входить:
• электронные архивы конструкторской документации и документации ремонтно-эксплуатационных служб;
• электронные архивы проектно-смет-
ной и нормативной документации;
• электронные архивы документов отдела подготовки и проведения тендеров и т.д.
Таким образом, может быть автоматизирована работа как с электронными документами, так и с бумажной документацией, а также создан многофункциональный электронный архив организации энерго-сбыта, который будет решать самые различные задачи предприятия.

Сергей Хахамов, корпорация ЭЛАР