Технологическое присоединение под мышкой

ОАО «Ленэнерго» – одна из крупнейших распределительных сетевых компаний России. К числу приоритетных целей предприятия относится совершенствование процессов технологического присоединения к сетям. Чтобы сделать эти процедуры понятными и прозрачными для потребителей и сократить сроки обработки документов, в компании внедряются современные IT-системы, позволяющие планировать, анализировать и оптимизировать работу.

Обработка запросов абонентов на технологическое присоединение (ТП) к сетям электроснабжения – очень трудоемкая задача для любой распределительной сетевой компании. Связано это с тем, что на этапах организации присоединения формируются пакеты разнородных документов: заявки на ТП, технические условия и задания, договоры, сопутствующие документы (схемы, расчеты, чертежи) и акты ТП. Подобный пакет документов может содержать свыше 100 листов. В доступе к этой документации нуждаются сотрудники различных подразделений сетевой организации: департамента по технологическому присоединению, договорного, финансового, аналитического и технического отделов.

Эффективность работы специалистов ОАО «Ленэнерго», занимающихся процессами организации присоединения к сетям, напрямую зависит от оперативного доступа к документам, документационной поддержки ­бизнес-процессов. Обращение к бумажным документам, их ксерокопирование и выемка из архива усложняют и затягивают процедуру технологического присоединения. Время на обработку одной заявки на ТП порой составляет несколько недель. Таких заявок за месяц может поступать несколько тысяч. Следовательно, остро возникает потребность в автоматизации регистрации, учета и контроля сроков отработки запросов на ТП.

Для того чтобы автоматизировать работу персонала по управлению, контролю и учету в процессе регистрации, обработки, хранения и предоставления пользователям заявок и другой документации, в ОАО «Ленэнерго» внедрена система электронного архива документов по технологическому присоединению (СЭАД). Передачу и распределение электроэнергии, а также подключение клиентов к электрическим сетям обеспечивают девять подразделений компании в Ленинградской области – таким образом, объектами автомати­зации стали головной офис ОАО «Ленэнерго» в Санкт-Петербурге и эти филиалы.

Система электронного архива, созданная на базе ECM-платформы ЭЛАР САПЕРИОН, предназначена для хранения информационного ресурса, поиска необходимой информации и предоставления оперативного, многопоточного доступа к документам сотрудникам различных подразделений.

В рамках проекта проведено сканирование архивных фондов, так как регулирующие органы требуют хранить документы по технологическому присоединению не менее 30 лет, а массовая оцифровка («залповый ввод») и загрузка документов в систему позволяют исключить риски их порчи и утери, предоставить сотрудникам оперативный доступ к ретроспективной информации. Первоначальный объем хранилища составляет не менее

500 000 документов. Также обеспечивается возможность размещения дополнительно ежегодно еще 50 000 документов. В течение полугода с момента начала проекта специалисты отсканировали более 21 000 папок, в которых собраны более 400 000 документов. Также в электронном виде собрано 26 120 договоров.

Для наполнения системы электронного архива организованы участки текущего ввода (центры оцифровки) документов. Участки базируются на программно-аппаратном комплексе (сканирующее оборудование и программы обработки электронных образов документов), интегрированном с СЭАД. После оцифровки и постобработки электронные образы документов автоматически поступают в систему электронного архива, где осуществляется их индексирование (присвоение документам атрибутивных данных) и последующее хранение.

Для каждого типа документов (а это весь пакет, фиксирующий взаимодействие с потребителем энергии, – отсканированная заявка на ТП, технические условия, техническое задание, договор, дополнительные соглашения с протоколами разногласий и согласований, акты о ТП, а также значимая деловая переписка между ОАО «Ленэнерго» и контрагентами) разработана специализированная электронная карточка, содержащая всю необходимую атрибутивную информацию. Она защищается с помощью инструментов разграничения прав доступа и ведения протоколов обращений к документам.

Уполномоченные сотрудники могут подобрать сведения о том, какие присоединения ориентированы на тот или иной источник питания, оперативно получить информацию о выделенной мощности на объекте, что позволяет переоформлять АТП за один день. До внедрения электронного архива эта работа занимала около двух недель. Отныне у специалистов нет необходимости идти в архив, поднимать дело, искать нужный документ – вся база данных находится под рукой, а точнее, под компьютерной мышкой. СЭАД способна обрабатывать до 3 000 обращений не менее 250 пользователей в сутки. Специалисты получают ответ на свой запрос не более чем через пять секунд после обращения.

Пользователи системы электронного архива могут отслеживать статусы зарегистрированных заявок и рассылать уведомления ответственным сотрудникам о сроках исполнения и дополнительных требованиях. Уведомления содержат необходимую для отработки заявок информацию: основание обращения, содержание работ, ссылки на сопутствующие документы в электронном архиве, комментарии и дополнительные сведения. В процессе обработки заявки сотрудник может дополнять пакет вновь разработанными документами, загружая их в электронный архив и привязывая к заявке. Кроме того, в подсистеме возможна генерация статистических отчетов о статусах исполнения заявок.

Интеграция электронного архива с Автома­ти­зированной системой управления процессом ТП сделала систему управления техноло­ги­ческим присоединением полнофункциональным инструментом работы компании. По словам заместителя генерального директора ОАО «Ленэнерго» по развитию и реализации услуг Андрея Зыкова, «электронный архив стал одним из важнейших этапов по модернизации процесса технологического присоединения. Использование современного программного обеспечения позволило повысить производительность, управляемость и в то же время снизить трудоемкость процесса обработки заявок и подготовки договоров на технологическое присоединение».