ERP-системы: трудности выбора и внедрения

Вы слышали про загадочные буквы ERP? От них веет какой-то магией, на них возлагают большие надежды. Так что ж это такое – ERP-система в современном бизнесе?

Если ссылаться на сухое определение, то «ERP – это организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности».

Суть систем ERP в том, чтобы автоматизировать все бизнес-процессы при помощи единого интегрированного пакета и заставить забыть о проблеме интеграции. Откуда же взялось такое название? Сначала появились системы планирования потребностей в материалах (materials requirements planning – MRP), им на смену пришли более сложные системы планирования производственных ресурсов (manufacturing resource planning – MRP II), предполагавшие более высокий уровень интеграции. А о чем следует позаботиться после того, как мы покончили с планированием производственных ресурсов? Конечно, об управлении ресурсами предприятия! Но на самом деле речь вовсе не шла о решении абсолютно всех вопросов, фактически сменилась лишь аббревиатура.

От ERP-систем ждут качественных изменений. Они должны обеспечивать не только дальнейшее повышение эффективности работы организации, надежную платформу для гибкой интеграции прежних и новых бизнес-моделей, но и успешное взаимодействие между существующими ERP-системами и другими имеющимися приложениями.

На протяжении какого-то времени можно было слышать, что ERP-системы возвращаются, как будто речь шла о каком-то возрождении. На самом деле они никуда и не уходили!

Действительно, случилось так, что значение ERP-систем уменьшилось, и одно время даже считалось, что они устарели. Но вот шум утих, и стало ясно, что хотя электронная коммерция предоставила множество возможностей и продолжает это делать, но чуда не произошло.

Любая компания старается заранее реагировать на вызовы, с которыми она сталкивается в современной, динамической и неустойчивой бизнес-среде. Положительное решение вопроса об инвестициях в расширение или модернизацию информационных технологий всегда обусловлено высокой рентабельностью инвестиций и снижением совокупной стоимости владения. При этом требования к информационным технологиям постоянно возрастают: предприятия нуждаются в гибкой поддержке новых бизнес-моделей, расширении существующих бизнес-процессов и максимальном использовании возможностей ИТ.

В то время как требования к ИТ-среде продолжают возрастать, ИТ-бюджеты контролируются все более строго. Лозунг «Сделай больше меньшими средствами» стал обязательным для многих компаний, а потому фундаментальное значение приобретают такие темы, как упрощение процессов и информационных технологий, повышение уровня прозрачности, снижение совокупной стоимости владения и возможность выполнения основных операций в неоднородной среде. Осознав это, организации взяли курс на полную реализацию всех преимуществ ERP-решений следующего поколения, сокращение затрат на ИТ-инфраструктуру в целом и использование управляемых приложений для электронного бизнеса с упором на создание добавленной стоимости.

Дальше всех вперед ушел в этой области, конечно, Запад. Если посмотреть, что произошло на рынке ERP-индустрии за последние десять лет, можно заметить тенденцию в том, что новые технологии приходят из Интернета и предоставляют возможности для построения новых приложений, которые имеют силу и возможности Интернета.

Итак, ERP – это, в первую очередь, приложение или набор приложений, которые может использовать компания в своей работе. Эти приложения позволяют более эффективно управлять бизнесом. Но эти приложения должны работать со многими другими приложениями внутри компании. И компании, естественно, необходимо взаимодействовать с другими компаниями. Это сразу же ставит задачу к требованиям по интеграции.

Вторым очень важным моментом является сотрудничество. Для того чтобы быть успешным на рынке, компания должна быть высоко интегрированной и в то же время открытой для сотрудничества. Будущее – это вопрос соревнования между компаниями. Это, скорее всего, вопрос соревнования цепочек поставок: насколько быстро вы готовы интегрироваться с другой компанией, насколько быстро вы можете обмениваться информацией, сотрудничать в режиме реального времени. Система ERP – это центральная часть такого сотрудничества, это то, что позволяет быстро реагировать на изменение рынка, то, как компания отвечает новым вызовам.

В современном инновационном мире могут успешно существовать только те компании, которые занимаются инновациями. Те же компании, которые не будут в состоянии изменить свою продукцию, выйти с новыми продуктами, которые будут составлять хотя бы 10% от их портфеля, скорее всего, уйдут с рынка в течение пяти-шести лет. Очень важно изменяться и менять свою продукцию, управлять изменениями и постоянно преследовать цель развития и предоставления своим клиентам, существующим и будущим, инновационную продукцию с новыми качествами. Клиенты – это не только конечные потребители. Это также компании, которые находятся в одной цепочке поставок.

Как же это все сочетается с программными продуктами? Основная масса известных ERP-систем, которые сейчас присутствуют на рынке, были разработаны в 80-х годах. Сейчас старые ERP-системы очень затратны по совокупной стоимости владения, то есть они продолжают требовать больших финансовых вложений. При этом имеют более низкие возможности к адаптации к изменениям этих систем. Другая важная составляющая – это сложность в обновлении и модернизации, в расширении и улучшении функционала данных ERP-систем. Еще один важный момент – слабая функциональная возможность кросс-платформенной, кросс-функциональной коммуникации, то есть взаимодействия между разными аппликациями, разными приложениями. Все это вынуждает руководство задумываться о внедрении новой или замене существующей ERP-системы.

Как выбрать ERP и начать внедрение?

При выборе ERP-системы необходимо понять несколько моментов. Первое – действительно ли задачи предприятия лежат в сфере ERP, то есть этой стратегии и в рамках этих магических трех букв, которые означают, что я хочу управлять своим предприятием, ресурсами, и делать это эффективно? Необходимо обратиться к целеполаганию, то есть понять, как цель автоматизации посредством ERP должна отразиться на целях нашего бизнеса. Важная вещь – это цена и ценность. Равняется ли та цена, которую мы платим, тем ценностям, которые мы получаем? Ценности вытекают из целеполагания.

Цели могут быть разными. Например, кто-то что-то хочет сократить или, наоборот, увеличить. Сократить можно затратные потери, какое-то место на складе, численность персонала. Увеличить – капитализацию, прибыль, маржинальность, объем проходимых товаров, продукции за счет информатизации, за счет автоматизации с помощью ERP-системы. Важно понять, что даст тот самый определенный и необходимый эффект. Самое приятное ощущение от дела, которым занимается человек, – реально видеть, что получаешь то, чего ожидаешь. И это выражается в конкретных цифрах и ценностях, которые можно посчитать в деньгах.

Критериальный анализ – очень важная вещь. Необходимо определить критерии, которые будут влиять на выбор информационной системы. Таблица критериев строится для каждой информационной системы, и по каждой функции системы определяется ее вес, то есть итоговый вес. Потом в итоге делается банальное сравнение по весам.

Важно пройти этап определения ценностей и получить определенный бюджет, который компания готова вложить в проект внедрения ERP. Работа, которая проводится в критериальном анализе, может стоить существенных денежных средств. В процентах от внедрения это может составлять 10–15%. Поэтому если не удается определиться с ценой, то невозможно сделать критериальный анализ по тем системам, которые в эту цену никак не попадут.

Следует понимать, что это не просто покупка информационной системы – происходит внедрение ее в фирме. Компании, которые эти системы поставляют, занимаются внедрением и доработкой, они, используя свой опыт, свою методику, свои ресурсы, помогают сделать быстро, то есть быстрее, чем вы это сделали бы сами. Но фирма, где происходит внедрение, несет дополнительные затраты.

Проведя анализ и выбрав информационные системы, необходимо понять, могут ли быть внедрены эти информационные системы в фирме. Что означает внедрены? Это не значит, что достаточно установить ПО на компьютер и система будет работать. Она сама работать не будет. С ней будут работать сотрудники фирмы. Система должна функционировать на каких-то мощностях, которые уже есть.

Иногда, в глубинке, где уровень профессионального развития сотрудников ниже, чем в развитых городах, бывает и так, что хотя информационная система очень подходит компании, отлично ложится на ее задачи, но люди, которые работают в этой компании, не смогут ее использовать. Современная ERP-система требовательна к человеку, к исполнителю. Чем система более сложна, чем она более продвинута, чем она более функциональна, тем есть больше возможностей допустить какие-то ошибки при работе в данной информационной системе.

Выбирая ERP-систему, следует понять, есть ли в бизнес-процессе фирмы задачи под нее, закрываются ли они этой информационной системой. Необходимо определиться с ценой, понять ценность и как-то их сопоставить. Здесь гораздо проще будет вести общение со «спонсорами» проектов, то есть с конкретными людьми в компании, которые ответственны за бюджет, которые выделяют конкретные денежные средства. Необходимо провести критериальный анализ. Не следует забывать, что предприятие покупает конкретный профиль информационной системы, который действительно должен покрывать большинство ее задач.

И конечно же, всегда следует понимать, сможет ли фирма использовать новую ERP-систему, есть ли необходимые компьютерные мощности, есть ли сотрудники, которые смогут в ней работать, и – самое главное – готово ли предприятие заменить сотрудников, если те окажутся необучаемыми.

Важным шагом станет выбор подрядчика. Необходимо выяснить, есть ли подрядчик по внедрению данной информационной системы в вашей отрасли. Если таковых нет или он один, то надо задуматься. Если пойти к нему, то следует понимать, что он монополист и это очень неперспективное занятие. Если возникнут какие-то спорные вопросы, то будет мало возможностей влиять на такого подрядчика.

Это не значит, что директору надо самому всем этим заниматься. Он должен знать, что всегда есть подрядчики, которые могут помочь на активной стадии внедрения, потому что внедрение начинается еще задолго до покупки информационной системы, до покупки ПО.

Сухой остаток

У современных ERP-систем есть очень много плюсов: они позволяют вести учет одновременно в российских, и международных СФО, являются мощными инструментами бизнес-анализа, помогают руководству компаний более эффективно работать с информацией, повышают общий уровень управляемости, в частности, холдинговых компаний и способствуют снижению издержек.

Но есть и минусы. И никуда не деться от того факта, что 75% всех внедрений ERP-систем считаются неуспешными. И почему 95% всех внедрений заняли гораздо больше времени, чем было первоначально заявлено, а в 65% случаев был существенно превышен бюджет? Почему, согласно исследованиям, почти в половине случаев (46%) купленные системы либо не используются совсем, либо используются не в полной мере?

Лоренцо Пенго, директор по продажам Microsoft Dynamics в Центральной и Восточной Европе, высказал предположение, что причина этого часто заключается в том, что разработчики используют инструменты, которые удобны им, но которые непривычны и практически не используются сотрудниками компаний. При разработке ERP «необходимо создавать систему под людей, а не наоборот». Microsoft знает про эту проблему и успешно ее решает. В частности, в новой версии системы Microsoft Dynamics AX.